Business Support Assistant/Finances

Business Support Assistant/Finances

Entreprise : Programme alimentaire mondial des Nations unies (PAM)

Contrat : CDD | Lieu : Conakry, Guinée | Expérience : 4 an(s) | Formation : Licence (BAC+3)

Description du poste

Fournir des services de support et comptabilité de qualité, axé sur le client et l'optimisation des ressources, ainsi que des services de soutien financier, budgétaire et administratif impliquant l'enregistrement et l'interprétation d'informations financières et budgétaires afin d'assurer le bon fonctionnement des services de soutien et d'éclairer la prise de décision.

Missions principales

1. Procéder à la réconciliation bancaire des comptes du PAM et celle des petites caisses.

2. En soutien à l'Administration et Finances Officer, procéder à l'initiation des paiements sur GPS.

3. Produire diverses données, compiler et préparer des rapports afin de contribuer à la fourniture d'informations précises pour les prises de décision et maintenir une gestion efficace.

4. Exécution des paiements des bénéficiaires dans le cadre du CBT (Cash-Based Transfer) avec les applications de Ecobank Omni, MTN et Orange.

5. Fournir le soutien procédural et technique au personnel dans les domaines des finances, afin d'assurer le respect des politiques, règles et règlements financiers du PAM.

6. Soutenir l'élaboration et la mise en œuvre de politiques et procédures financières, et aider à la mise en place de procédures comptables, de systèmes et de contrôles internes appropriés.

7. Surveiller la situation de trésorerie quotidienne afin d'optimiser l'utilisation de l'excédent de trésorerie et faire une bonne gestion de forecast.

8. Surveiller le système de registre centralisé (ITS et GPS) afin de traiter tous les paiements du personnel interne et les factures des fournisseurs externes en temps opportun et conformément aux normes du PAM.

9. Contribuer à la préparation, à la mise en œuvre et au suivi des budgets, surveiller les dépenses et les prévisions budgétaires, afin de s'assurer que les besoins futurs pertinents en matière de financement sont respectés.

10. Veiller et suivre les pratiques standards de préparation aux situations d'urgence afin de répondre aux exigences d'urgence immédiates pour un service supplémentaire au bureau et sur le terrain.

11. Surveiller les soldes des comptes et traiter les transactions financières de manière précise et en temps opportun, afin d'éviter la survenance d'un découvert.

12. Suivre et traiter des requêtes financières dans le système GSMT (comme les demandes d'avances opérationnelles ainsi que leurs justifications, les demandes de certains paiements n'ayant pas de bon de commande…).

13. Compiler les données de la base de données et des systèmes du PAM afin d'aider à générer et à analyser les rapports financiers sur une base mensuelle. 14. Faire toute autre tâche dans le cadre du travail et atteindre les objectifs du PAM.

Profil recherché

Manifeste une connaissance élémentaire des contrôles internes, de la gestion des risques et des mécanismes de suivi ainsi que de leur possible application aux activités essentielles du PAM. Se montre capable de soutenir les initiatives de planification des activités et d'établir à cet effet des budgets et des prévisions élémentaires par projet, en intégrant des informations issues de diverses sources si nécessaire pour effectuer le suivi des indicateurs de performance clés. Se montre capable de supporter le suivi de l'évolution des effectifs du bureau et sur le terrain et l'utilisation des ressources par projet/activité et d'appuyer l'établissement des rapports y afférents. Met en application sa connaissance des principes et usages financiers et comptables pour garantir le respect des politiques du PAM, des procédures applicables et des normes comptables. Aptitude à fournir le support nécessaire pour un suivi précis des activités conformément aux normes applicables afin de faciliter la réponse à des questions d'audit simple. Montre qu'il ou elle a une compréhension élémentaire des principes relatifs aux programmes/projets, à la mise en œuvre et à la chaîne d'approvisionnement (notamment des modalités et de la structure des projets). Rompu(e) à l'utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft, logiciel de Gestions. Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale. Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers. Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière. Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d'emploi à des membres du personnel moins expérimentés.

Compétences requises

• Contrôles internes
• Gestion des risques
• Planification budgétaire
• Principes financiers et comptables
• Microsoft
• Logiciels de gestion
• Réconciliation bancaire
• Gestion de trésorerie
• Audit
• CBT (Cash-Based Transfer)
• GPS
• ITS
• GSMT
• Ecobank Omni
• MTN
• Orange

Langues

• Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit. La connaissance de l'anglais serait atout. — Intermédiaire (B1)

À propos de l'entreprise

Le Programme alimentaire mondial des Nations unies (PAM) est une organisation humanitaire très prestigieuse, dont la réputation n'est plus à démontrer. C'est la plus grande agence humanitaire au monde, opérant dans plus de 120 pays et territoires. Il apporte une aide vitale dans les situations d'urgence, œuvre à la culture de la paix, à la stabilité et à la prospérité pour les personnes qui se remettent d'un conflit, d'une catastrophe ou de l'impact du changement climatique, et soutient des moyens de subsistance durables et résilients pour un monde où la faim n'existe plus.

Comment postuler

Pour postuler, cliquez sur le lien suivant