Assistante de Direction (H/F)

Assistante de Direction (H/F)

Entreprise : AFG Assurance Vie Guinée

Contrat : Non précisé | Lieu : Conakry, Guinée | Expérience : 2 ans minimum | Formation : Bac+2/3 en Assistantat de Direction, Gestion ou tout autre diplôme équivalent

Description du poste

Dans le cadre du renforcement de son secrétariat de direction, AFG Assurance Vie Guinée, filiale du Groupe AFG Holding, recrute un(e) Assistante de Direction (H/F). Le/la titulaire du poste assure un appui administratif et organisationnel auprès de la Direction Générale. Il/elle garantit la transmission diligente des règlements aux bénéficiaires, la gestion du courrier et du standard, ainsi que l’accueil des visiteurs et des parties prenantes. Direction : Direction Générale. Rattachement : Directeur Général Adjoint. Date de prise de fonction souhaitée : Immédiate. La description des missions du poste n’est pas exhaustive.

Missions principales

1. Transmission des règlements aux bénéficiaires

• Enregistrer les chèques dans le cahier de transmission et informer les bénéficiaires de leur règlement ;

• Vérifier l’identité des bénéficiaires et leur remettre les chèques contre décharge sur les documents prévus ;

• Faire les photocopies des chèques à retirer et les remettre aux services concernés ;

• Retourner quotidiennement les documents et informations relatifs aux chèques retirés aux services concernés.

• 2. Gestion du courrier

• Assister les directions dans la rédaction des courriers, conventions et notes internes ;

• Veiller à la transmission du courrier aux destinataires ;

• Tenir un chrono des différentes correspondances par direction ;

• Assurer le classement et l’archivage des documents relatifs au courrier.

• 3. Gestion du standard téléphonique

• Répondre et filtrer les communications téléphoniques ;

• Transférer les communications aux interlocuteurs concernés ;

• Informer efficacement les interlocuteurs internes et externes ;

• Veiller à la qualité et à la traçabilité des échanges téléphoniques.

• 4. Accueil et appui à la Direction

• Recevoir les visiteurs, les informer efficacement ou les diriger vers les services concernés ;

• Effectuer des tâches ponctuelles à la demande de parties prenantes habilitées ;

• Assurer la gestion de l’agenda et des rendez-vous de la Direction ;

• Contribuer à la bonne organisation administrative de la Direction Générale.

Profil recherché

Niveau d’études : Bac+2/3 en Assistantat de Direction, Gestion ou tout autre diplôme équivalent. Expérience : au moins 2 années d’expérience à un poste similaire. Bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat.

Compétences requises

• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite (sténographie ou tachygraphie serait un atout)
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des outils de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique)
• Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement
• Rigueur, sens de l’autonomie, capacité à gérer les priorités et les changements spontanés
• Discrétion, droit de réserve et sens de la confidentialité
• Bonne expression, présentation soignée, très bon sens relationnel
• Capacité à travailler sous pression et à rendre compte de manière synthétique

Comment postuler

Postuler directement via JobGuinée, ou : envoyer sa candidature à l’adresse afgholding.recrutement@atlantic-group.net avec pour objet : « Assistante de Direction (H/F) ». Pour être prise en compte, la candidature doit respecter scrupuleusement l’intitulé du poste dans l’objet du mail.