Assistant Chaîne d'Approvisionnement G4

Assistant Chaîne d'Approvisionnement G4

Entreprise : Organisation Internationale pour les Migrations (OIM)

Contrat : Autre | Lieu : Guinée | Expérience : 2 an(s) | Formation : BAC+3 ou BAC+4 | Date limite : 2026-08-31

Description du poste

Sous la supervision générale du chef de mission en Guinée et sous la supervision directe du responsable national des achats et de la logistique, l'assistant de la chaîne d'approvisionnement sera responsable de la gestion des fonctions de gestion des ressources au sein du sous-bureau de l'OIM en Guinée. Il interviendra dans les domaines des achats, de la logistique, de la gestion des actifs, du transport et du suivi contractuel.

Missions principales

Recevoir et regrouper tous les formulaires de demande d'achat ; vérifier qu'ils contiennent toutes les informations requises et qu'ils sont conformes à la matrice d'autorisation d'achat et aux autres instructions du bureau, et obtenir toute information supplémentaire nécessaire.

• Préparer les documents d'appel d'offres, solliciter les offres et les devis le cas échéant ; préparer un résumé de l'analyse des offres et le communiquer à l'unité requérante.

• Une fois l'achat approuvé, confirmer les conditions de l'accord avec les fournisseurs sélectionnés, préparer la documentation nécessaire (bon de commande, contrat, etc.) et coordonner les autorisations requises.

• Surveiller l'état des demandes en cours et assurer le suivi de la livraison en temps voulu des biens et services ; lors de la livraison, se coordonner avec l'unité de réception pour obtenir des bons de livraison satisfaisants.

• Vérifier les factures des fournisseurs, préparer les demandes de paiement et coordonner avec le service des finances le paiement en temps voulu des fournisseurs/prestataires de services.

• Conserver des enregistrements physiques et électroniques de toute la documentation tout au long du cycle d'approvisionnement conformément aux instructions et procédures de l'OIM ; extraire et présenter les informations du système et appuyer la préparation des rapports périodiques.

• Réaliser des études de marché pour identifier de nouveaux fournisseurs/prestataires de services potentiels ; participer à leur évaluation en ce qui concerne la qualité, les prix et les services, conformément aux intérêts de l'organisation.

• Assurer le suivi de tous les accords contractuels et informer les parties concernées pour un renouvellement en temps opportun ; surveiller les fournitures et les services de bureau et préparer les demandes d'achat lorsque cela est nécessaire et coordonner avec le service financier le paiement des factures de services publics.

• Fournir à tout le personnel du bureau des informations techniques sur les instructions et procédures relatives aux achats.

• Effectuer les tâches liées à la chaîne d'approvisionnement en matière de gestion immobilière et d'actifs, d'entreposage, de couverture d'assurance, d'entretien et de transport.

• Appuyer la coordination des besoins en transport et des déplacements des conducteurs ; vérifier que tous les carnets de bord sont correctement tenus et surveiller la consommation de carburant et les dossiers d'entretien des véhicules.

• Surveiller les activités des sous-traitants travaillant dans les locaux de l'entreprise.

• Appuyer l'organisation de réunions, d'ateliers et de formations.

• Effectuer toute autre tâche qui pourrait être confiée.

Profil recherché

Candidat titulaire d'un diplôme universitaire en administration des affaires, comptabilité, logistique, gestion de la chaîne d'approvisionnement ou domaine connexe avec deux ans d'expérience, ou d'un diplôme d'études secondaires avec quatre ans d'expérience. Doit maîtriser le français (oral et écrit). Doit faire preuve d'intégrité, de professionnalisme, d'empathie, de courage et d'inclusion. Capacité à travailler avec des institutions nationales et internationales, à rédiger des rapports clairs et à négocier efficacement.

Compétences requises

• Niveau élevé de compétences informatiques
• Capacité à travailler avec des institutions nationales et internationales
• Capacité à rédiger des rapports clairs et concis
• Excellentes aptitudes en communication et en négociation
• Capacité à établir des besoins en ressources réalistes
• Travail d'équipe
• Obtention de résultats
• Gestion et partage des connaissances
• Responsabilité
• Communication
• Leadership
• Pensée stratégique et vision
• Humilité

Langues

• Français
• Anglais
• Langue locale

À propos de l'entreprise

Créée en 1951, l'OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies et la principale agence des Nations Unies dans le domaine des migrations. En étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux, l'OIM promeut des migrations humaines et ordonnées, bénéfiques à tous. Elle sauve des vies et protège les personnes en déplacement, propose des solutions aux situations de déplacement forcé et facilite les voies de migration régulière, tout en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.